5 vinkkiä kiireen hallintaan

 Kesälomilta on jo suurin osa suomalaisista laskeutunut vaikka virallisesti kesälomakausihan jatkuu vielä ensi kuun loppuun. Kesäloman sijaan syyskuussa useimmilla on kuitenkin mielessä alkaneet työ- ja opiskelukiireet sekä iltoja täyttävät harrastukset ja lasten harrastuksiin kuskaamiset. Oma työni on sen luonteista, että syyskuu on aika vauhdikas ja nyt kun syksyn kurssitkin vielä alkavat opinnoissa, haluan huolehtia, että hyvin alkanut treeniputki ei kaadu ainakaan siihen, etten ehdi salille.

1. Kalenteri

Itselleni kalenteri on ihan tärkein juttu ajanhallinnassa, vaikka tapani kalenteroida asiat onkin hiukan outo. Käytössäni on sekä paperikalenteri (tälle lukuvuotta burden organizer & notes 2022-2023) että töissä sähköinen kalenteri. Paperikalenteriin on merkattu työasioista vain spesiaalit eli jos en ole toimistolla/etätöissä tai on jotain, mikä vaikuttaa myös vapaa-ajan aikatauluihini. Muuten tiedän kyllä olevani töissä noin 7.30-15.30.  Työkalenterissa taas on vapaa-ajan jutuista ainoastaan opinnot ja viikonloppureissut, joiden päälle ei sovi bookata töitä. Kaikkein kiireisimpinä aikoina kalenteriin on laskettu myös paikasta toiseen siirtymiseen kuluvat ajat ja hiustenpesu eli päivä on aikataulutettu alusta loppuun ajankäytön maksimoimiseksi ja aikataulussa pysymiseksi.

Osittainen tuplakirjaus on hiukan työlästä mutta en tykkää käyttää kännykässä sähköistä kalenteria enkä myöskään halua nähdä työasioita koko ajan vapaalla. Työkalenterini toimii myös muistikirjana, onko työreissuihin varattu junaliput ja muut tarpeelliset ja työkalenteriin on listattu hyvinkin pieniä hommia, joita siirtelen sopiviin koloihin. Kolmantena kalenterina toimii seinäkalenteri, josta hahmotan kuukauden kulun ja johon kirjaan neulotut lankakerät.

2. To do -listat

Listoja on päiväkohtaisista aina joskus tehtäviin asioihin asti. Päiväkohtaiset saattavat sisältää hyvin perusjuttuja kuten pyykinpesun ja apteekissa käynnin, jotka saattavat muuten unohtua. Olen yrittänyt siirtää to do -listoja sähköisiksi mutta ne eivät toimi minulla. Eli kynä ja paperia aina koneen vieressä, olin töissä tai vapaalla. 

3. Suunnittelu

Pelkkä asioiden kirjaaminen kalenteriin ei vielä auta, jos niitä ei tarkastele etukäteen ja pohdi mitä tarvitaan minnekin mukaan, missä välissä ehtii tehdä ruokaa evääksi, ja milloin syödä tai treenata. Rutiinit ja treenikamojen löytyminen aina samasta paikasta nopeuttavat elämää mutta kalenterin kanssa joutuu suunnittelemaan välillä viikkoa tai pariakin edelle että missä välissä asiat valmistelee arjen sujuvoittamiseksi.

4. Ajanhukan hahmottaminen

Telkkarittomuus auttaa yllättävän paljon vaikka kaikki leffat ja sarjat onkin saatavilla netissä. Melkein jokainen tietää käyttävänsä aikaa liikaa kännykän selaamiseen mutta muiden ajanhukkien löytäminen voi olla vaikeampaa. Pitkät kassajonot, toisten odottaminen tai ihan vain kotona haahuilu ovat joskus pakollisia, joskus jopa mielen rauhoittamiseen tarpeellisia hetkiä mutta niiden tunnistaminen ja tarkoituksen pohtiminen voi olla tarpeen.

 

Multitaskaaminen on myös yksi suuri ajanhukka, silloin tulee vain tehtyä monta hommaa huonosti ja hitaasti sen sijaan, että tekisi yhden asian kerrallaan kunnolla.

5. Lepo ja joustavuus

Levolle on varattava eniten aikaa juuri silloin kun on kaikkein pahin kiire. Levonkaan ei tarvitse aina tarkoittaa nukkumista ja usein nukkuminen ei kiireestä stressaantuneena onnistukaan. Erilaiset aktiiviste palautumisenmuodot kuten rauhallinen kävely luonnossa, kirjan lukeminen tai neulominen auttavat myös lopulta unensaannissa. Jos levosta alkaa karsia, kasvaa kiire kun asiat alkavat unohtua ja kuormittaa entistä enemmän.

Kun kalenteri on aikataulutettu aamusta iltaan ja ennen työviikkoa nousee kuume, on aikataulu tietysti aivan pyllyllään. Kalenterin ja aikataulutuksen tehtävä on auttaa, ei olla elämän pääasia eli joustavuutta tarvitaan. Usein kun aikataulu sotkeentuu, tuntuu että kaikki kaatuu. Kuitenkin jos asiaa pystyy rauhassa hetken päästä katsomaan, huomaa, että lopulta kaikki tehtävät eivät olleetkaan niin tärkeitä ja  asiat hoituvat kalenterin kaatumisesta huolimatta. Tärkeintä on pystyä ennakoimaan ja suunnittelemaan se minkä voi ja oppia suhtautumaan elämän yllätyksiin osana elämää. 

Tietenkin jos työ tai opinnot alkavat häiritä ajanhallintaa ja jaksamista kovin pahasti, on syytä kääntyä esihenkilön ja työ/opiskeluterveydenhuollon pariin. Vapaa-ajalta voi itsekin karsia kuormitustekijöitä mutta kun työ, opinnot tai perhetilanne ylikuormittaa, tarvitaan apua.